המכללה למיסים וחשבונאות

קורס ניהול מערכות משרדיות – סוג 1

הקורס מהווה הכנה לבחינות משרד התמ"ת (משרד העבודה לשעבר)

מבוא
תחומי הפעילות של מנהלת המשרד רבים ומגוונים, ומשתנים בהתאם לסביבה הארגונית ולסביבת העבודה בה עוסקת המזכירה. אולם, לכל ארגון נמצא מספר תחומים בהם בא לידי ביטוי העשייה: ניהול רשומות הארגון , תכתובת פנימית וחיצונית, אחריות על הצד המנהלי והתקציבי של רכישת חומרים וציוד הדרושים למחלקה, קבלת קהל וטיפול בו, איסוף מידע רלוונטי להפיכת המשרד למאגר מידע עדכני לעובדי הארגון, ניהול זמן הממונה, תיאומי פגישות וישיבות.
המסיימות תוכלנה להשתלב במגוון עצום של משרות הקיימות בשוק העבודה בתפקידי מזכירות, מנהלות לשכה, עוזרות מנכ"ל, מנהלות אדמיניסטרטיביות ועוד.

מטרות הקורס
להכשיר את הלומדות  למזכירות כללית וניהול משרד, ולהכינן לבחינות ההסמכה של משרד התמ"ת.

הקורס מיועד
למעוניינות להכשיר עצמן לעבודה כמנהלות משרד הן במגזר הפרטי והן בציבורי.

דרישות קדם
  • 10 שנות לימוד
  • עמידה במבחן מיון בהבעה עברית, בהבעה אנגלית וידע בפעולות בסיסיות בחשבון.

היקף הלימודים
כ - 8 חודשים. פעמיים בשבוע, 5 שעות אקדמיות בכל פעם. סה"כ:365 שעות. מתוכן 123 שעות עיוניות ו 242 שעות מעשיות.

תעודה
  • תעודת גמר "ניהול מערכות משרדיות" מטעם "המכללה למיסים ולחשבונאות".
  • תעודה מקצועית מטעם משרד התמ"ת : פקידות מזכירות סוג 1 (לעוברים את בחינות משרד התמ"ת).


תכנית הלימודים

חלק א' - הכנה לבחינה העיונית

שם הנושא

תכנית הלימודים

מינהל
  • הגדרת מושגים ומונחים במינהל וארגון כגון: מינהל, ארגון, מבנה ארגוני, יחידות הארגון - אגף, מחלקה, מדור, תרשים מבנה ארגוני, מבנה היררכי, יחידות קו, יחידות מטה, שירותי עזר, חלוקת תפקידים, והסברם.
  • המבנה הארגוני מטרתו והעקרונות עליהם הוא מושתת, כגון, חלוקת עבודה, המבנה ההיררכי, יחידות קו ומטה. שרטוט תרשים מבנה ארגוני פשוט.
  • סוגי ארגונים - זיהוי והגדרה של סוגי ארגונים במינהל: ארגונים עסקיים, ציבוריים, צבאיים, התנדבותיים ומשמעותם ביחס לתפקידי המזכירות.
תקשורת
  • הגדרת מושגים בתקשורת בארגון ומרכיביה, מטרת התקשורת בארגון.
  • התקשורת הבינאישית - היחס לממונה, ללקוח, לחברים בעבודה.
  • מתן שירות - הכללים במתן שירות באופן כללי ובהתייחס לסוגי הארגונים השונים. משמעות מתן השירות עבור הארגון והלקוחות.
  • התקשורת בכתב - משמעות התקשורת בכתב כחלק ממערכת התקשורת, יתרונותיה ומגבלותיה.
ידע כללי
  • הגדרה ופירוש מושגים בתחום האזרחות:
    רשויות הממשלה וזכויות היסוד של האזרח בישראל.
תפקידי המזכירות במשרד
  • המשרד
    • מקומו של המשרד בארגון, חשיבותו ותרומתו לתפקוד יעיל של הארגון.
    • חשיבותם של תפקידי המזכירות במשרד.
    • הסביבה הפיסית של הארגון, המערך הפיסי והמשרדי, תחנת העבודה במשרד.
  • מערכות מידע במשרד
    • הציוד, המיכון ואמצעי התקשורת במשרד, תפקידיהם ודרכי הפעלתם.
    • דרכי הפעלת מערכות המידע המשרדיות כגון:
    • פקסימיליה, טלקס ממוחשב, טלפון ממוחשב, מחשב אישי, ציוד הכתבה, מכונות צילום, מכונות גריסה,  פלאפון, ביפר, רשם אלחוטי, מרכזיה אלקטרונית, מזכירה אלקטרונית, מזעור - מיקרופילם, מיקרופיש.
    • איתור מידע באמצעות שימוש במקורות שונים כגון במדריך טלפון, כרטסת, שנתונים, פרסומים וכיו"ב.
  • ניהול רשומות במשרד
    • הגדרת מושגים והכרת תהליכים בניהול רשומות.
אנגלית/אנגלית עסקית
  • הבנת הנקרא - מינוח מקצועי: שימוש באוצר מילים בתחום עבודת המשרד, הבנת טקסטים פשוטים העוסקים בעבודת המשרד, הכרת הפקודות בהפעלת המחשב.
מושגי יסוד בחשבונאות
  • חשבון מסחרי: ארבע פעולות החשבון, מידות ומשקולות, אחוזים, ריבית וחישוב מע"מ.
  • מושגים ומונחים בסיסיים בהנהלת חשבונות, הגדרת מטרות הנהלת החשבונות בארגון ותפקידיה.
  • תאור אמצעי התשלום במשק והסברם: הצדדים בהמחאה.
  • תאור של סוגי תיעוד בהנהלת חשבונות ושימושיהם.
  • תאור סוגי התארגנות עסקית במשק (צורות בעלות על עסקים) והבחנה ביניהם.
  • הבנק ותפקידיו העיקריים לרבות סוגי בנקים, תאור ושימוש בשירותי הבנק המסחרי.
  • ביטוח וביטוח לאומי: הגדרה והסבר של מושגים בסיסיים בתחום הביטוח. הגדרת תפקידי המוסד לביטוח לאומי וזכויות האזרח במוסד.
הכרת המחשב האישי
  • הגדרת מושגי יסוד בענ"א ובמחשבים והסברם כגון: תו שדה, רשומה, קובץ המחשב האישי על מרכיביו, מערכת הפעלה, שפת תכנות ותוכנות מחשב, עיבוד נתונים.
  • תאור מבנה המחשב האישי על יחידותיו, מרכיביו ודרכי פעולתו: קלט, מקלדת, מסוף, כונן תקליטון, מעבד מרכזי, הזיכרון המרכזי (הפנימי), יחידת בקרה, זיכרונות עזר, התקליט המגנטי.
  • תוכנת מחשב ותרשימי זרימה. הבחנה בין פקודות לבין תוכנות מחשב, בין תוכנה המפעילה ציוד לבין תוכנה יישומית.
  • מעבד תמלילים: תיאורו, מטרתו ואופן פעולתו. 

חלק ב' - הכנה לבחינה המעשית

שם הנושא

תכנית הלימודים

תכתובת עסקית
  • ניסוח קורות חיים, מכתבים פשוטים ומכתבים שגרתיים, מכתבים יזומים ומכתבי תשובה תוך הקפדה על:
    • הכרת דפוסי הכתיבה המנהלית שיטות מתווה וחלקי המכתב, עותקים וסימני הזיהוי של המכתב.
    • עקרונות הכתיבה המנהלית כגון תכנון, בהירות קיצור, אדיבות, זהירות.
  • מילוי טפסים מסוגים שונים.
  • תכתובת באנגלית: כתיבת שמות, כתובות, כותרות ושילוב מילים באנגלית בטקסט בעברית.
המשרד הממוחשב - המחשב האישי
  • הפעלת מערכת ע"פ הפקודות הבסיסיות. הבחנה בין פקודות חיצוניות לפקודות פנימיות.
  • גיבוי מסמכים. הצורך בתהליך גיבוי מסמכים ואופן הפעולה.
  • הפעלת תכנת אנטי וירוסים.
  • הפעלת אמצעי אחסנה חיצוניים.
עיבוד תמלילים
  • הפקת מסמך במעבד התמלילים.
    הפקת המסמך כוללת את הפעולות הבאות:
    • הפעלת לוח המקשים לצורך הקלדה בעברית ובאנגלית, הכרת לוחות מקשים שונים.
    • הקלדה בשיטה עיוורת בעברית בפרק זמן קצוב.
    • שליטה על מבנה המסך והקשר שבין המסר והמסמך לצורך עריכת המסמך.
    • הדפסה ע"י הפעלת פעולות ההדפסה במעבד לרבות הכנסת שינויים ותיקונים, הכנסת כותרות וכותרת  
    • תחתית, מספור העמודים, ביטול הדפסה, הטענת נייר אוטומטית וידנית.
    • אחסנה ע"י הפעלת פעולות האחסנה במעבד תמלילים לרבות קריאה למסמך קיים, יצירת מסמך חדש,  אחסון
    • המסמך, שימוש באינדקס מסמכים, שינוי שם מסמך, שינוי שם דיסקט, העתקת מסמך מדיסקט,  מחיקת מסמך מדיסקט, עדכון מסמך.
  • הפקת המסמך ע"י שימוש בפונקציות כדלקמן:
    • פונקציות עריכה פשוטות כגון השמטה, הכנסה, מרכוז, מתיחת קו תחתון, הדגשה, היסט, עריכת  מסמכים חדשים ומסמכים מן הזיכרון.
    • פונקציות עריכה מתקדמות כגון שינוי שוליים, שינוי מרווחי שורות ותווים, יישור שוליים, קטיעת  מילים, העברת קטעים במסמך וממסמך למשנהו, שילוב קטעים ממסמכים שונים, עימוד מחדש, עריכה  מחדש וכיו"ב.
  • הפקת המסמך תוך הקפדה על מרכיבי דיוק בהבעה, כתיב, סגנון, אסתטיקה וזמן.